1. Objectifs
La Distillerie Grand Dérangement est sensible à la protection des renseignements personnels, c’est pourquoi nous nous engageons à ne collecter que les renseignements nécessaires; à utiliser et communiquer de façon diligente les renseignements fournis; ainsi qu’à ne conserver les renseignements que pour les fins autorisées et à procéder à leurs destructions sans délai déraisonnable, et ce de façon diligente.
Cette politique vise à décrire comment nous traitons et nous recueillons des renseignements personnels par l’intermédiaire d’outils technologiques, tels que, sans s’y limiter : les courriels, le site web et les applications mobiles.
2. Définition d’un renseignement personnel
Selon la définition émise sur le site de la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne physique directement ou indirectement.
Il y a lieu de préciser que certains renseignements sont dits d’ordre public même s’ils permettent d’identifier directement une personne. Nous en dressons la liste subséquemment :
- Nom;
- Titre;
- Fonction;
- Coordonnées professionnelles (courriel, adresse et numéro de téléphone de bureau).
3. Personnes concernées par la politique
La présente politique s’adresse à vous si nous recueillons vos renseignements personnels par l’entremise l’un des moyens technologiques suivants quoique cette liste ne puisse être considérée comme exhaustive :
- Si vous nous contactez par courriel;
- Si vous visitez notre site web;
- Si vous effectuez une réservation en ligne;
- Si vous effectuez une transaction à l’aide d’une carte de crédit;
- Si vous effectuez une visite à la boutique.
4. Types de renseignements personnels collectés
La Distillerie Grand Dérangement pourrait collecter les types d’informations suivantes, selon la nature des interactions que nous aurons avec vous :
- Nom et prénom;
- Adresse;
- Courriel;
- Numéro de téléphone ou de cellulaire;
- Fichier témoin de base (Cookies)
- Informations d’une carte de crédit
Les mesures de protection afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels sont proportionnelles à la sensibilité des renseignements qui nous sont fournis.
Pour une description plus détaillée des renseignements personnels qui pourraient être collectés par la Distillerie Grand Dérangement, les membres du personnel qui pourraient les utiliser ainsi que les processus de conservation et de destruction, nous vous invitons à consulter notre Politique de gouvernance et de gestion de renseignements personnels.
Subséquemment, nous listons quelques situations où nous pourrions collecter vos renseignements personnels.
4.1. Navigation sur notre site web
Notre site web ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (Cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.
4.2. Échange par courriel
Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans votre courriel. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges et détermineront la durée de la conservation et les modalités de destruction des renseignements personnels.
4.3. Échange par Messenger
Lorsque vous correspondez avec nous par Messenger (messagerie de Meta), il est possible que nous recueillions votre nom, numéro de téléphone ou courriel. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges et détermineront la durée de la conservation et les modalités de destruction des renseignements personnels.
4.4. Candidature pour un emploi
Lorsque vous postulez pour un emploi, un stage ou un autre poste au sein de la Distillerie Grand Dérangement, nous recueillerons les renseignements personnels nécessaires afin de procéder à l’évaluation de votre dossier de candidature et pouvoir vous contacter dans le cadre du processus de sélection.
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :
- Votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Cette collecte peut se faire par l’entremise de notre site web, de notre page Facebook, une plateforme d’emploi ou via l’un de nos partenaires de recrutement. Si vous passez par une plateforme d’emploi ou l’un de nos partenaires de recrutement, nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité sur leur site web pour plus de renseignements.
4.5. Paiements par carte de crédit
La Distillerie Grand Dérangement accepte les paiements par l’intermédiaire d’un fournisseur de solutions de paiement en boutique. Lors de la transaction, certaines données seront transmises, incluant les informations obligatoires à l’exécution du paiement, telles que le montant total de la transaction ainsi que les informations de facturation. Veuillez lire la politique de confidentialité de notre fournisseur de solution de paiement pour plus de détails.
5. Consentement
Les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par la Distillerie Grand Dérangement, sont toujours faits dans un but précis. Nous nous engageons à obtenir votre consentement au préalable en mentionnant les fins pour lesquelles les renseignements sont collectés, utilisés et communiqués.
Nous vous rappelons que votre consentement est considéré comme valide pour toute la durée nécessaire à l’atteinte de l’objectif pour lequel il a été octroyé au départ. Les renseignements personnels collectés seront conservés le temps nécessaire pour réaliser la fin pour laquelle ils ont été collectés et en concordance avec nos obligations de conservation qui peuvent être définies par la loi. Sinon, nous appliquerons le calendrier de conservation établi dans notre Politique de gouvernance et de gestion de renseignements personnels.
En conformité avec la législation, nous nous engageons à toujours respecter les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.
6. Communication à des tiers
6.1. Communication des renseignements personnels à des organisations au Québec
La Distillerie Grand Dérangement, comme mentionné à l’article précédent, veillera à obtenir votre consentement préalablement à la communication de vos renseignements personnels à un tiers. Les tiers à qui pourraient être communiqués vos renseignements personnels sont, par exemple, mais de façon non limitative :
- Institutions Financières;
- Partenaire de recrutement;
- Partenaires dans le secteur du tourisme;
Néanmoins, certaines situations prévues spécifiquement par la loi nous autorisent à effectuer une communication sans votre consentement. Dans de telles situations, la Distillerie Grand Dérangement s’assurera de procéder conformément aux exigences de la loi et en respect de vos droits.
6.2. Communication des renseignements personnels hors du Québec
La Distillerie Grand Dérangement conserve normalement vos renseignements personnels au Québec. Toutefois, il pourrait arriver que nous devions communiquer vos renseignements personnels dans une autre province du Canada. Par exemple :
- Quand nous collaborons avec une autre agence fédérale ou provinciale sur une enquête;
- Quand une copie de sauvegarde d’un fichier est conservée dans une autre province.
Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province.
Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous avons mis en place un processus visant à assurer la protection de vos renseignements personnels. Une personne à l’interne est chargée d’analyser les demandes impliquant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Nous effectuons également une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans certaines situations, une démarche qui nous permet de considérer les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et d’évaluer si vos renseignements personnels sont adéquatement protégés.
La Loi prévoit certaines situations où nous pourrions communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement. Dans une telle situation, il est probable que nous signons un contrat ou une entente avec la tierce partie afin de détailler les mesures de sécurité prises pour assurer la protection de vos renseignements personnels.
Il n’en demeure pas moins que la Distillerie Grand Dérangement privilégiera l’obtention de votre consentement et utilisera au minimum cette exception, et ce, en conformité avec l’esprit de la Loi.
7. Mesures de protection des renseignements personnels
7.1. Accès aux renseignements personnels
Les renseignements personnels que vous partagez avec la Distillerie Grand Dérangement sont protégés dans la mesure où nous limitons l’accès de ces derniers aux seuls membres du personnel qui doivent les traiter afin de remplir leur fonction et leur mandat. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires à la réalisation de leur tâche et pour les fins pour lesquels ils ont été collectés.
Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous révisons cette politique annuellement afin de la mettre à jour ou lors de tous changements majeurs dans nos procédures.
7.2. Mesures de sécurité
Afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels, nous avons mis en place les mesures de protection suivantes :
- Mesures physiques : locaux et classeurs verrouillés.
- Mesures technologiques : Pare-feux, autorisations limitées aux dossiers sensibles sur le serveur
- Mesures organisationnelles : formation sur la protection des renseignements personnels, politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels, etc.
7.3. Destruction des renseignements personnels
La Distillerie Grand Dérangement a mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.
Il est à noter que vos renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’il est nécessaire pour réaliser la fin pour laquelle les renseignements ont été collectés. Leur destruction se fera aussitôt que la fin pour laquelle ils ont été collectés est réalisée et selon les périodes prescrites afin de respecter nos obligations légales. Ce qui signifie qu’il est possible que dans certaines situations la conservation de vos renseignements personnels perdure au-delà du mandat initial. Toutefois, leur destruction sera assurée lorsque le délai de conservation prévu par des obligations légales sera écoulé. Soyez assuré que tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer leur confidentialité.
8. Vos droits
8.1. Retirer votre consentement
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.
Le traitement de cette demande dépend de la situation et de l’objectif visé. Selon le cas, il pourrait arriver que la Distillerie Grand Dérangement ne puisse assurer le service, si vous refusez de nous fournir les renseignements nécessaires pour, par exemple, la conclusion ou l’exécution du contrat.
Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.
8.2. Demande d’accès et/ou de correction de vos renseignements personnels
Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :
- D’y accéder;
- De les corriger ou de les mettre à jour.
Voici les étapes de traitement d’une demande :
- Vous devez formuler une demande écrite (courriel ou papier) adressée au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Veuillez noter que vous trouverez ses coordonnées à la fin de la présente politique;
- Nous nous engageons à traiter votre demande dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande;
- Il est possible, selon la nature de la demande, que nous ne puissions répondre à votre demande dans le délai de 30 jours. Le cas échéant, nous communiquerons avec vous avant la fin du délai initial afin de vous informer que nous rallongeons, d’au maximum, 20 jours le traitement de votre demande.
- Vous recevrez la réponse de votre demande par écrit et dans le format avec lequel vous avez communiqué initialement avec nous, à moins d’une demande contraire.
Il est à noter que l’accès et la rectification de vos renseignements personnels sont gratuits. Toutefois, nous pourrions exiger des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci. Dans une situation semblable, nous communiquerons au préalable avec vous afin de vous informer des frais approximatifs de votre demande.
8.3. Refus d’accès à votre requête
Lorsque la personne responsable refuse d’acquiescer à votre demande d’accès ou de rectification, elle vous informe des éléments suivants :
- La disposition légale sur laquelle s’appuie son refus;
- Les recours qui s’offrent à vous en vertu de la loi;
- Les délais dans lesquels les recours peuvent être exercés.
Si vous lui en faites la demande, la personne responsable est dans l’obligation de vous prêter assistance afin de vous aider à comprendre le refus.
9. Questions, plaintes, commentaires
La Distillerie Grand Dérangement a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respections les règles décrites dans la présente politique et ainsi que nos obligations légales concernant les renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer directement avec la personne désignée pour vos questions, plaintes ou commentaires concernant la protection de vos renseignements personnels à la Distillerie Grand Dérangement.
- Marcel Mailhot
Président
Responsable de la protection des renseignements personnels
POUR
La Distillerie Grand Dérangement inc.
44, rue Marcel Lépine
Saint-Jacques (Québec) J0K 2R0
Tél. : 1 (450) 499-1929
Courriel : dg@grandderangement.ca
10. Modification de la présente politique
La Distillerie Grand Dérangement se réserve le droit, à sa seule discrétion, de modifier le contenu de sa Politique de confidentialité. La Distillerie Grand Dérangement vous invite donc à la consulter régulièrement puisque nous pourrions y appliquer des changements sans autres préavis. En utilisant le site web de la Distillerie Grand Dérangement, vous acceptez d’être lié par de telles modifications.
Date d’entrée en application de la politique
La présente politique est entrée en vigueur le 13 février 2024.
Date de la dernière mise à jour, le 13 février 2024.
Journal des modifications
| Date | Description des modifications | Version | Réviseur |
| 05-02-2024 | Soumission du projet de la politique | 1.1 | MA |
| 13-02-2024 | Approuvé par le président Marcel Mailhot | 1.1 | MM |